Bookning af gipse i Orbit

 

Formål

At beskrive anvendelsen af Orbit for at sikre ensartet arbejdsgange i forbindelse med planlægning og dokumentation af gipseforløb.

 

Definitioner
Orbit: Elektronisk Operationsplanlægnings- og dokumentationsprogram, se Orbit-side på intranet

Booking: Elektronisk rekvirering i Orbit af: tid, leje, operatør(er) og evt. udstyr 

 

 

 

Generelle oplysninger

 

 

 

 

Praktiske oplysninger

 
  • Alle stationære computere, samt de klinisk bærbare på AN/OP-klinikken er udstyret med Orbit-programmet.
  • Gipseteknikerne har 2 bærbare computere der normalt står i gipserummene på 3033 og 3004 men kan tages med til f.eks. et sengeafsnit
  • Der findes netprintere til evt. udprintning fra Orbit i respektive afsnit.
    Der kan ikke udprintes fra de bærbare EPM-computere.

 

Orbit og GS i den kirurgiske klinik

 

·   En patient skal være oprettet i GS, før operationsbestilling og øvrige registreringer foretages i Orbit.

·   For patienter, der ikke kan fremfindes i Orbit – enten fordi forbindelsen til GS ikke fungerer, GS er nede, eller patienten ikke er lagt ind i GS - kan der manuelt oprettes patientstamdata, der udfyldes med patientens cpr-nummer, navn, køn og fødselsdato
Personale, der opretter patientstamdata manuelt, er ansvarlig for, at patientstamdata fra GS indhentes, så snart det er muligt, via funktionen ”Opdater” i patientoversigt, jf særskilt instruks.

 

 

 

1.       Stamdata-advarsel

 

  • Stamdata: Patient-stamdata-advarsel udfyldes kun, hvis der er særlige forhold, gipseteknikerne skal gøres opmærksom på. Registreringen erstatter IKKE Cave-registrering i journal og EPM.
    Følgende forhold skal registreres under stamdata (evt. uddybende bemærkninger skrives i fritekst-felt):
    • Allergi
    • Latexallergi
    • Plasteroverfølsomhed
    • Isolation
    • Andet: Her skal noteres fx AK-behandling, IDDM (noteres i fritekst-felt)

 

2.       Gipsebestilling

 

Kirurger

 

 

  • For en patient som skal gipses direkte efter operationens afslutning, booker kirurgen patienten til operation som sædvanlig og skriver ind gipsetekniker A som ønsket assistent når operationsbestillingen oprettes. Tidsforbruget for gipseteknikeren vil typisk være mindre for gipseteknikeren end for kirurgen, og kan ændres i ”Bookinggrundlag”.

 

Børnefysioterapeuter 
 
  • Børnefysioterapeuter der ønsker at få en patient gipset eller en gips korrigeret, opretter en gipsebestilling i Orbit med Gipsetekniker B  som operatør. Hvis Gipsetekniker B ikke er ledig på den tid hvor gipsningen ønskes udført, kan gipsetekniker A sættes på og bookes istedet. Hvis der skal bruges to gipsetekniker bookes gipsetekniker B som operatør og gipsetekniker A, som assistent. Vælg relevant gipsekort og skriv evt. besked under Oplysninger til plejepersonalet. Book patienten på den ønskede tid, det sted hvor gipsningen skal foregå f. eks. ”2003 - Gips 3” i Orbit. Hvis begge gipseteknikerne er optaget, find en anden tid, eller ring 5-1238.
  • Der må ikke bookes gipsebestillinger uden gipsetekniker, fordi gipsningen i dette tilfælde ikke vil blive effektueret.
  • Når man har booket en tid i ORBIT, er det ikke længere nødvendigt at ringe.

 

Fysioterapeuter i øvrige sektioner

 

  • Ring 5-1238 og aftal det videre forløb.

 

Sekretærer i sengeafsnit 2163/4 og 3161/2 og deres erstatter

 

  • Hvis sengeafsnittet ønsker at få en patient gipset (gælder også Don Joy og lignende), gipsen korrigeret eller fjernet, opretter sekretæren en gipsebestilling i Orbit med Gipsetekniker A som operatør. Vælg relevant operationskort og skriv evt. besked i bemærkninger. Book patienten på den ønskede tid, og den gipsestue hvor gipsningen skal foregå i Orbit. Hvis patienten skal gipses på sengeafsnittet bookes han til ”Ude – Gips 4” (=udefunktion). Husk patientadresse på operationsbestillingen! Hvis Gipsetekniker A ikke er ledig, kan gipsetekniker B bookes istedet. Hvis begge gipseteknikerne er optaget, find en anden tid, eller ring 5-1238.
  • Der må ikke bookes gipsebestillinger uden gipsetekniker, fordi gipsningen i dette tilfælde ikke vil blive effektueret. 
  • Når man har booket en tid i ORBIT, er det ikke længere nødvendigt at ringe.

 

Sekretærer og sygeplejersker i afsnit 3083

  • Sekretæren eller sygeplejersken opretter en gipsebestilling i Orbit med Gipsetekniker B som operatør. Vælg relevant operationskort og skriv evt. besked i bemærkninger. Book patienten på den ønskede tid, og den gipsestue hvor gipsningen skal foregå (3004 gips-2). Hvis patienten skal gipses på 3083 bookes han til ”Ude – Gips 4” (=udefunktion). Husk patientadresse på operationsbestillingen! Hvis Gipsetekniker B ikke er tilgængelig, kan gipsetekniker A forsøges. Hvis begge gipseteknikerne er optaget, find en anden tid, eller ring 5-1238.                                                   
  • Der må ikke bookes gipsebestillinger uden gipsetekniker, fordi gipsningen i dette tilfælde ikke vil blive effektueret. 
  • Når man har booket en tid i ORBIT, er det ikke længere nødvendigt at ringe.

 

 

Sekretærer og sygeplejersker i øvrige sengeafsnit

 

  • Ring 5-1238 og aftal det videre forløb.

 

 

 Lægesekretærer i Ortopædkirurgisk klinik 2161/2 og i 3004
 
  • Hvis man ved at en patient skal gipses når han/hun bookes til en tid i ambulatoriet, oprettes en gipsebestilling i Orbit med Gipsetekniker A som operatør. Dette gælder også patienter der skal have sin cirkulære gips opklippet af en gipsetekniker, inden patienten går til røntgen. Vælg relevant operationskort og skriv evt. besked i Oplysninger til operationspersonalet. Book patienten på den ønskede tid, og på det sted hvor patienten skal gipses, f.eks ”3004 – gips 2” i Orbit. Hvis Gipsetekniker A ikke er tilgængelig, kan gipsetekniker B forsøges. Hvis begge gipseteknikerne er optaget, find en anden tid, eller ring 5-1238.                                                                                      
  • Der må ikke bookes gipsebestillinger uden gipsetekniker, fordi gipsningen i dette tilfælde ikke vil blive effektueret.

 

Sygeplejersker og læger i ambulatoriet 3004

 

  • Hvis der opstår akut behov for gipsning hos en patient der allerede er i ambulatoriet, ring 5-1238 og aftal det videre forløb.

 

På sigt

 

  • Hvis der opstår akut behov for gipsning hos en patient der allerede er i ambulatoriet, oprettes en gipsebestilling i Orbit med Gipsetekniker A som operatør. Vælg relevant operationskort og skriv evt. besked i bemærkninger. Book patienten på den ønskede tid, fortrinsvis på ”3004 – Gips 2” i Orbit. Hvis Gipsetekniker A ikke er tilgængelig, kan gipsetekniker A forsøges. Hvis begge gipseteknikerne er optaget, find en anden tid, eller ring 5-1238.
  • Der må ikke bookes gipsebestillinger uden gipsetekniker, fordi gipsningen i dette tilfælde ikke vil blive effektueret.

 

Følgende felter i bestillingen udfyldes altid:

    • Ordinerende læge
    • Gipsekort 
    • Operatør: Gipsetekniker A eller B
    • Patientadresse (på hvilket afsnit opholder patienten sig)
    • Advarsel
    • Evt. bemærkninger

 

Følgende felter udfyldes automatisk i bestillingen ved valg af gipsekort, men kan ændres:

 

    • Kontakttype Indlagt (Ambulant, Indlagt)
    • Prioritet Elektiv ( Elektiv, Akut)
    • Normal varighed (hvor lang tid tager gipsningen gipsningen)

 

 

 

Gipsetekniker og portørleder

 

  • Kirurger, børnefysioterapeuter, sekretærer i sengeafsnit på 8. sal og 16. sal og lægesekretærer i ortopædkirurgisk klinik (på sigt også ambulatoriesygeplejersker) booker selv gipsninger. Hvis der ikke er gipsetekniker ledig på det tidspunkt de ønsker en gipsning, prøver man at flytte gipsningen eller ringer til 5-1238.

 

  • Fysioterapeuter, sygeplejersker og sekretærer i øvrige sektioner/afsnit ringer og melder pt. på 5-1238, hvorefter gipseteknikeren opretter og booker patienten i Orbit.

 

  • Alle gipsninger skal oprettes, bookes, tidsregistreres, have dokumenteret udførsel og registreret personale(operatør) under eller lige efter at gipsningen er udført.

 

3.       Ændringer/Aflysninger

 

  • Gipseteknikeren laver en ændringsregistrering med ændringstype, ændringsårsag og procedure i Orbit.

 

4.       Præoperative arbejdsgange

 

  • Gipseteknikerne kontrollerer gipseprogrammet og gipseteknikerens program dagen inden for at sikre, at relevant udstyr er hjemme og at gipsningerne ikke kolliderer. Den bookede tid for gipseportøren i forbindelse med operationer, korrigeres dagligt i bookinggrundlaget (for alle bookede gipsninger i forbindelse med operationer).

 

  • Evt. allergi + bestillerens ønsker og bemærkninger til gipsningen ses under Operationsbestilling,  Højreklik på patienten på operationsoversigten, gå til operationsbestilling og se feltet ”oplysning til plejepersonalet”.  Oplysningerne kan også ses i operationsprogrammet (Herlev) under ”rapporter” og ”drift og statistik”

 

·          Operationsprogrammet kan udprintes ved behov.

 

 

 

5.       Operationsdokumentation og tidsregistrering

Gipsninger på operationsstue

 

·  Den usterile hjælper på operationsstuen registrerer gipseteknikeren som operatør eller assistent under personale i Orbit. Det er gipseteknikerens ansvar at korrigere den tid han bruger på stuen, i Orbit.

 

Gipsninger alle andre steder end en operationsstue

 

·          Gipseteknikeren indtaster sit navn under Personale i Operationsdokumentation.

·          Tidsregistreringens punkter:

Patient på operationsstue
Patient afdækket
Time out

Knivtid/procedure start

er obligatoriske men må godt have det samme tidspunkt. Løses nemmest ved at man trykker F12 til man kommer til knivtid/procedure start (rød), ved den første kontakt man har med patienten.

 

·         Punkterne:

Sidste sutur/procedure slut
Patient klar til afgang
Patient forlader stuen
Anæstesi slut

er også obligatoriske men må godt have det samme tidspunkt. Løses nemmest ved at man trykker F12 til man kommer til det sidste punkt (lyseblå), når patienten går ud fra gipsestuen

·         Tidspunkterne kan også skrives ind manuelt.

 

Tidsregistreringen erstatter Andre ydelser databasen, dvs der skal ikke indtastes to steder.

 

I Orbit findes et kommentarfelt (Tidsregistrering, Oversigt), der kan udfyldes under tidsregistrering, hvor særlige forhold eller hændelser, der har betydning for registrering af tidshændelser, bør noteres.

 

 

6.       Operationsdokumentation

 

Når gipsningen foregår uden deltagelse af op.personale bruger gipseteknikeren ”Operationsdokumentation” til registrering af personale, tidsregistrering og efterfølgende dokumentation + signerer

 

 

7.       Manglende brugeradgang

 

·         Hvis brugeren har modtaget brugeroprettelsesbrev, men ikke kan logge på Orbit, kontaktes Servicedesk på tlf. 5-3636

·         Hvis brugeren ikke har modtaget brugeroprettelsesbrev, kontaktes epj@rh.regionh.dk

 

8.       Nødprocedurer

 

o        Der registreres på papir, hvis Orbit ikke er tilgængelig. Når Orbit er oppe igen, indføres relevante oplysninger i Orbit. Gipseteknikeren er ansvarlig for at de registreringer som er noteret på papir bliver indtastet.

 

o        Elektive patienter: Brug det papirprogram som koordinator har printet ud dagen før.

 

o        Akutte pt: Bestilleren ringer på 5-1238 og meddeler bestillingen mundtlig

 

9.       Driftforstyrrelser og tekniske fejl

 

·         Ved driftsforstyrrelser og tekniske fejl i Orbit skal Servicedesk kontaktes hele døgnet på tlf. 5-3636, eller ved ikke-akutte fejl: mail Servicedesk@rh.regionh.dk


·         Ved problemer med funktionalitet i Orbit kontaktes via EPJ@rh.regionh.dk  eller evt. hverdage inden for normal arbejdstid på telefon 5-1624.

 

10.   Servicevindue

 

·         Når der planlægges lukkevinduer, sendes besked pr. mail fra IT-afdelingen til relevante ledelses/kontaktpersoner. Herudover vil der ligge information på intranettet under ”Servicemeddelelser” og der vil blive udsendt pop-up 2-3 gange i løbet af dagen der adviserer lukkevinduet.               
Der skal udprintes planlagte gipsninger en uge frem senest på dagen for lukkevinduet.

·         Akutte servicevinduer adviseres i videst muligt omfang vha. pop-up-beskeder. Såfremt det kan nås, udprintes relevante oplysninger (nærmere defineret i nødproceduren i Orbit-mappen og på intranettet) afhængigt af servicevinduets længde og placering.